Belegdrucker

So konfigurierst du den Belegdrucker

1. Gehe zu Einstellungen > Apps.
2. Klicke auf das 3-Punkte-Menü neben Belegdrucker.
3. Wähle Einstellungen und passe die gewünschten Optionen an.

Belegerstellung für Bestellungen

Du kannst Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden, basierend auf dem Status der Bestellung (neu, bezahlt, packen, versendet).

Exportoptionen:

• Einzeln als PDF: Ideal für individuelle Rechnungen.
• Gesammelt als Excel-Datensatz: Praktisch für die Buchhaltung und Übersicht.

Firmendaten hinterlegen

Trage hier deine Firmendaten ein, die auf den Rechnungen angezeigt werden sollen. Dazu gehören:

• Firmenname
• Adresse
• Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon)
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Automatische Fertigstellung und Versand

Lege fest, bei welchem Status der Bestellbearbeitung die Rechnung als abgeschlossen gilt. Abgeschlossene Rechnungen können nicht mehr geändert werden.

Automatischer Versand:

• Aktivieren: Setze den Haken, um Rechnungen nach Abschluss automatisch per E-Mail zu versenden.
• Deaktivieren: Rechnungen müssen manuell versendet werden.

Rechnungsnummern festlegen

Stelle die Nummerierung deiner Rechnungen ein. Optionen umfassen:

• Startnummer: Definiere die Anfangsnummer für deine Rechnungen.
• Präfix/Suffix: Füge dem Rechnungsnummernkreis Präfixe oder Suffixe hinzu (z.B. „2024-“).
• Automatische Inkrementierung: Die Nummern werden automatisch um eins erhöht.

Wichtiger Hinweis: Steuerbehörden verlangen einen lückenlosen Nummernkreis für jedes Steuerjahr. Ändere die Einstellungen daher nicht während eines laufenden Geschäftsjahres.

E-Mail für Rechnungsversand

Diese Vorlage wird verwendet, wenn der automatische Rechnungsversand aktiviert ist. Anpassungsmöglichkeiten:

• Betreffzeile: Personalisiere den Betreff der E-Mail.
• Mailtext: Gestalte den Text der E-Mail nach deinen Wünschen.
• Signatur: Füge eine persönliche oder firmenbezogene Signatur hinzu.

Hinweis: Verwende deinen eigenen Mail-Server nur in Ausnahmefällen. Standardmäßig wird der integrierte Mail-Server empfohlen.

Formulargestaltung anpassen

Das Rechnungsformular erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Anpassungsmöglichkeiten:

• Eigenes Template: Lade ein eigenes Template hoch, um das Layout vollständig zu personalisieren.
• Individuelles Layout: Fordere ein individuelles Layout vom Support an, falls spezielle Anforderungen bestehen.
• Untertitel und Fußzeile: Trage spezifische Untertitel und Fußzeilentexte ein, die auf jeder Rechnung angezeigt werden sollen.

Logo hochladen

Lade dein Firmenlogo hoch, das im Kopfbereich jeder Rechnung angezeigt wird. Anforderungen:

• Dateiformat: PNG oder JPEG
• Größe: Maximal 500 KB
• Abmessungen: Empfohlen 200x200 Pixel für optimale Darstellung

Übersicht der Belege

Unter "Belege" findest du eine Liste aller erstellten Rechnungen. Filteroptionen:

• Alle: Zeigt alle Rechnungen unabhängig vom Status.
• Entwurf: Rechnungen im Entwurfsstatus, dargestellt in Rot. Sie können bearbeitet oder gelöscht werden.
• Abgeschlossen: Abgeschlossene Rechnungen, dargestellt in Grau und mit einer Rechnungsnummer versehen. Diese können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Zusätzliche Funktionen:

• Suchleiste: Ermöglicht das schnelle Finden von Rechnungen anhand von Schlüsselwörtern oder Rechnungsnummern.
• Sortieroptionen: Sortiere die Liste nach Datum, Status oder Betrag.

Neue Rechnungen anlegen

Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicke auf das "+Neu"-Symbol oben rechts. Schritte zur Erstellung:

1. Kundenauswahl: Wähle den Kunden aus der Liste oder füge einen neuen Kunden hinzu.
2. Bestellungsdetails: Füge die relevanten Bestellinformationen und Positionen hinzu.
3. Prüfen und Speichern: Überprüfe die Angaben und speichere die Rechnung.

Rechnungen exportieren

Um deine Rechnungen zu exportieren, folge diesen Schritten:

1. Navigiere zum Menü: Klicke auf "Export" im Hauptmenü.
2. Einstellungen auswählen: Wähle die gewünschten Filteroptionen (z.B. Zeitraum, Status).
3. Export starten: Klicke auf "Exportieren" und du erhältst eine E-Mail mit dem Datensatz.