Rechnungen erstellen: Belegdrucker
Mit dem Belegdrucker erstellst du automatisch Rechnungen und kannst diese auch direkt an deine Kunden versenden lassen.
Abschnitte der Bedienung:
Installation der App
Firmendaten eintragen
Nummernkreis festlegen
E-Mail einrichten
Layout anpassen
Übersicht
Entwürfe bearbeiten
Rechnungen bearbeiten
Neue Rechnung erstellen
Beleg-Export
Einstellungen öffnen
- Gehe zu Einstellungen > Apps.
- Klicke auf das 3-Punkte-Menü neben Belegdrucker.
- Wähle Einstellungen und passe die gewünschten Optionen an.
Installation der App
Mit der App Belegdrucker erstellst und versendest du automatisch Rechnungen.
- Wenn die App bereits installiert ist, klicke auf Einstellungen, um die App einzurichten.
- Wenn die App nicht installiert ist, gehe in den App Store und installiere sie.
Wenn in deinem Shop eine Bestellung eingeht, kannst du automatisch Rechnungen erstellen und diese auch per E-Mail an deine Kunden senden lassen. Dies geschieht mit der App Belegdrucker.
Gehe auf Einstellungen und wähle dann Apps.
Wenn der Belegdrucker bereits installiert ist, klicke auf die drei Punkte und wähle Einstellungen, um die App einzurichten.
Wenn der Belegdrucker noch nicht installiert ist, klicke auf + Apps installieren. Der App Store wird angezeigt. Klicke auf die App Belegdrucker und anschließend auf Installieren.
Trage hier den Shop-Namen ein, der in deiner Administration in der Adresszeile deines Browsers angezeigt wird.
Belegerstellung für Bestellungen
Du kannst Rechnungen automatisch per E-Mail an deine Kunden senden, basierend auf dem Status der Bestellung (neu, bezahlt, packen, versendet).
Exportoptionen:
- Einzeln als PDF: Ideal für individuelle Rechnungen.
- Gesammelt als Excel-Datensatz: Praktisch für die Buchhaltung und Übersicht.
Firmendaten eintragen
Hier hinterlegst du deine Firmendaten, so wie sie auf deinen Rechnungen angezeigt werden sollen. Darunter legst du fest, zu welchem Zeitpunkt die Belege abgeschlossen werden sollen. Kommt eine neue Bestellung herein, wird ein Belegentwurf ohne Belegnummer angelegt. Hier kannst du auswählen, bei welchem Status der Bestellbearbeitung der Entwurf abgeschlossen und mit einer Nummer versehen werden soll. Die meisten Händler wählen hier, wenn die Bestellung als bezahlt gekennzeichnet ist, soll der Beleg abgeschlossen werden. Wenn du den Haken hier setzt, werden die abgeschlossenen Belege automatisch per E-Mail an deine Kunden gesendet.
Trage hier deine Firmendaten ein, die auf den Rechnungen angezeigt werden sollen. Dazu gehören:
- Firmenname
- Adresse
- Kontaktinformationen (E-Mail, Telefon)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Automatische Fertigstellung und Versand
Lege fest, bei welchem Status der Bestellbearbeitung die Rechnung als abgeschlossen gilt. Abgeschlossene Rechnungen können nicht mehr geändert werden.
Automatischer Versand:
- Aktivieren: Setze den Haken, um Rechnungen nach Abschluss automatisch per E-Mail zu versenden.
- Deaktivieren: Rechnungen müssen manuell versendet werden.
Nummernkreis festlegen
Lege den Nummernkreis für deine Rechnungen fest und beachte, dass du die Formelfelder nicht veränderst.
Stelle die Nummerierung deiner Rechnungen ein. Optionen umfassen:
- Startnummer: Definiere die Anfangsnummer für deine Rechnungen.
- Präfix/Suffix: Füge dem Rechnungsnummernkreis Präfixe oder Suffixe hinzu (z.B. „2024-“).
- Automatische Inkrementierung: Die Nummern werden automatisch um eins erhöht.
Wichtiger Hinweis: Steuerbehörden verlangen einen lückenlosen Nummernkreis für jedes Steuerjahr. Ändere die Einstellungen daher nicht während eines laufenden Geschäftsjahres.
Schritt 1
Deine Belegnummern werden automatisch hochgezählt und hier kannst du das Format für deine Belegnummern festlegen. Die Ausdrücke in den Doppelschweifklammern sind Formeln, die für das automatische Hochzählen sorgen. Verändere sie daher nicht, du kannst sie nur löschen oder ihre Position verändern. Diese Einstellung ergab am 7. November 2025 diese Rechnungsnummer. Re minus das Jahr 2025, Schrägstrich der Monat 11, minus die laufende vierstellige Nummer 0001.
Schritt 2
Wenn du anstatt Re etwas anderes vorne anzeigen möchtest, kannst du dies ändern. Wenn du zum Beispiel den Monat nicht in der Belegnummer haben möchtest, dann lösche ihn aus der Formel. Wenn du mit deiner Nummerierung anschließen möchtest an einen früheren Rechnungskreis, dann setze den Startwert entsprechend.
Schritt 3
Wenn du nicht vier Stellen für die laufende Nummer verwenden möchtest, kannst du dies ebenfalls anpassen. ich bin ich ich
E-Mail für Rechnungsversand
Stelle hier die E-Mail ein, mit der deine Kunden die Belege automatisch zugesendet bekommen, wenn du weiter oben den entsprechenden Haken gesetzt hast. Die E-Mails werden im Standard von uns in deinem Namen versendet. Du kannst sie aber auch von deinem E-Mail-Anbieter versenden lassen. Setze hierfür den Haken zur Aktivierung und trage die Daten ein. Du bekommst diese Informationen, wenn du im Netz nach den SMTP-Daten deines Mail-Anbieters suchst.
Stelle die E-Mail zur Versendung deiner Rechnungen ein.
Diese Vorlage wird verwendet, wenn der automatische Rechnungsversand aktiviert ist. Anpassungsmöglichkeiten:
- Betreffzeile: Personalisiere den Betreff der E-Mail.
- Mailtext: Gestalte den Text der E-Mail nach deinen Wünschen.
- Signatur: Füge eine persönliche oder firmenbezogene Signatur hinzu.
Hinweis: Verwende deinen eigenen Mail-Server nur in Ausnahmefällen. Standardmäßig wird der integrierte Mail-Server empfohlen.
Formulargestaltung anpassen
Passe die HTML-Vorlage für das Rechnungs-Layout an und setze einen Untertitel und die Fußzeile.
Das Rechnungsformular erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Anpassungsmöglichkeiten:
- Eigenes Template: Lade ein eigenes Template hoch, um das Layout vollständig zu personalisieren.
- Individuelles Layout: Fordere ein individuelles Layout vom Support an, falls spezielle Anforderungen bestehen.
- Untertitel und Fußzeile: Trage spezifische Untertitel und Fußzeilentexte ein, die auf jeder Rechnung angezeigt werden sollen.
Schritt 1
Die Rechnungen werden in einem Standardlayout versendet. Hier kannst du dein eigenes Layout hinterlegen. Wenn du hier klickst, wird das HTML des Standardlayouts angezeigt und du kannst es direkt anpassen. Wenn du dies nicht selbst erledigen kannst, dann melde dich gerne beim Support. Unter dem HTML-Feld kannst du einen Untertitel und die Fußzeile eintragen. Auch für den Lieferschein kannst du das Layout anpassen und Untertitel sowie Fußzeile hinterlegen.
Schritt 2
Und ganz am Schluss lädst du dein Logo hoch. Bitte beachte, dass es nicht automatisch verkleinert wird. Lade es also in der passenden Größe. Um dein Rechnungslayout zu sehen, führe eine Testbestellung durch.
Logo hochladen
Lade dein Firmenlogo hoch, das im Kopfbereich jeder Rechnung angezeigt wird. Anforderungen:
- Dateiformat: PNG oder JPEG
- Größe: Maximal 500 KB
- Abmessungen: Empfohlen 200x200 Pixel für optimale Darstellung
Übersicht der Belege
In der App Belegdrucker werden deine Rechnungsentwürfe und die abgeschlossenen Rechnungen angezeigt. Du kannst hier:
- Rechnungsentwürfe abschließen.
- Entwürfe und abgeschlossene Rechnungen bearbeiten.
- neue Rechnungen erstellen.
- deine Belege exportieren.
Schritt 1
Wenn eine neue Bestellung bei dir eingeht, wird automatisch ein Rechnungsentwurf ohne Belegnummer angelegt. Je nachdem, wie du die App Belegdrucker eingestellt hast, werden die Rechnungsentwürfe automatisch abgeschlossen. Dies wird gesteuert durch den Status der Bestellung. In der App Belegdrucker werden deine Rechnungsentwürfe und die abgeschlossenen Rechnungen unter dem Menüpunkt Belege angezeigt. Du kannst diese Ansicht umschalten von Alle auf Entwürfe und Abgeschlossen.
Schritt 2
Die Tabellenansicht ist nach Datum aufsteigend und absteigend sortierbar. Du kannst hier Rechnungsentwürfe bearbeiten und abschließen, abgeschlossene Rechnungen bearbeiten, neue Rechnungen anlegen und deine Rechnungen exportieren.
Entwürfe bearbeiten
Du kannst Entwürfe bearbeiten:
- Rechnungsdetails und Rechnungsadresse ändern.
- Produkte löschen und hinzufügen.
Wenn du auf Beleg aktualisieren klickst, bleibt der Status Entwurf erhalten.
Wenn du auf Beleg abschließen klickst, wird eine abgeschlossene Rechnung erstellt.
Schritt 1
Zur Bearbeitung eines Rechnungsentwurfs klicke auf die Belegnummer. Falls du den Beleg löschen möchtest, dann klicke auf Beleg löschen. Unter Rechnungsdetails kannst du die weißen Felder bearbeiten. Ein Rabatt in Prozent steht dir in Stufen zur Verfügung. Den Rabatt in Euro kannst du frei wählen. Unter Adresse bearbeiten kannst du die Absende und Rechnungsadresse verändern. Im Abschnitt Artikel kannst du Produkte löschen und auch neue Produkte hinzufügen.
Schritt 2
Je Produkt sind Mengen, Preise, Steuersätze und Rabatt frei wählbar. Wenn du Änderungen hier vornimmst, klicke unten auf Beleg aktualisieren, damit deine Änderungen im Kalkulationsabschnitt übernommen werden. Damit wurde der Beleg angepasst. Der Klick auf Beleg abschließen macht aus dem Entwurf eine abgeschlossene Rechnung.
Rechnungen bearbeiten
Du kannst abgeschlossene Rechnungen bearbeiten:
- Öffne die Rechnung.
- Klicke auf Bearbeitung freigeben.
Der Beleg bekommt wieder den Status „Entwurf“, und du kannst nun alle Inhalte der Rechnung verändern.
Schritt 1
Klicke auf die Rechnungsnummer, um die Bearbeitung zu starten. Abgeschlossene Belege kannst du ausdrucken, als PDF herunterladen oder dem Kunden nochmals per E-Mail zusenden. Und du kannst sie zur Bearbeitung freigeben. Hiermit setzt du den Beleg zurück in den Status Entwurf. Falls du den Beleg löschen möchtest, dann klicke auf Beleg löschen.
Schritt 2
Unter Rechnungsdetails kannst du die weißen Felder bearbeiten. Ein Rabatt in Prozent steht dir in Stufen zur Verfügung. Dem Rabatt in Euro kannst du frei wählen. Unter Adresse bearbeiten kannst du die Absende und Rechnungsadresse verändern. Im Abschnitt Artikel kannst du Produkte löschen und auch neue Produkte hinzufügen.
Schritt 3
Je Produkt sind Mengen, Preise, Steuersätze und Rabatte frei wählbar. Wenn du Änderungen hier vornimmst, klicke unten auf Beleg aktualisieren, damit deine Änderungen im Kalkulationsabschnitt übernommen werden. Klicke auf Beleg abschließen, um die Änderungen zu übernehmen. Beleg abacciacciacci
Neue Rechnung erstellen
Schritt 1
Um einen neuen Beleg zu erstellen, klicke auf Plus neu. Du legst zunächst einen Rechnungsentwurf an, den du danach in eine abgeschlossene Rechnung umwandeln kannst. Starte oben mit den Rechnungsdetails. Die weißen Felder kannst du bearbeiten. Wähle das Ausstellungsdatum, die Zahlungsart und die Versandkosten.
Schritt 2
Optional kannst du einen Rabatt in festgelegten Prozentstufen oder einem freien Euro-Wert hinterlegen. Und am Schluss noch festlegen, ob die Preise netto oder brutto dargestellt werden sollen. Trage dann die Adressen deines Kunden ein, seine Rechnungs- und, falls abweichend, seine Lieferadresse. Jetzt werden die Produkte hinzugefügt. Klicke dazu auf Plus neue Zeile einfügen.
Schritt 3
Erstelle den Artikel mit seiner Produktnummer und dem Titel und hinterlege dann Menge, Einzelpreis und den Steuersatz. Auch hier kannst du nochmals einen Rabatt in Prozent vergeben. Wenn alle Produkte angelegt sind, dann klicke unten auf Beleg erstellen. Der Kalkulationsblock zeigt nun alle Kosten und Rabatte und die Rechnung wurde als Entwurf gespeichert. Du kannst jetzt diesen Entwurf mit dem Klick auf Beleg abschließen in eine abgeschlossene Rechnung umwandeln.
- Klicke auf + Neu.
- Trage die Rechnungsdetails und die Rechnungsadresse ein.
- Füge Produkte hinzu.
Wenn du abschließend auf Beleg erstellen klickst, wird zunächst ein Rechnungsentwurf erstellt, den du anschließend in eine abgeschlossene Rechnung umwandeln kannst.
Unter "Belege" findest du eine Liste aller erstellten Rechnungen. Filteroptionen:
- Alle: Zeigt alle Rechnungen unabhängig vom Status.
- Entwurf: Rechnungen im Entwurfsstatus, dargestellt in Rot. Sie können bearbeitet oder gelöscht werden.
- Abgeschlossen: Abgeschlossene Rechnungen, dargestellt in Grau und mit einer Rechnungsnummer versehen. Diese können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.
Zusätzliche Funktionen
- Suchleiste: Ermöglicht das schnelle Finden von Rechnungen anhand von Schlüsselwörtern oder Rechnungsnummern.
- Sortieroptionen: Sortiere die Liste nach Datum, Status oder Betrag.
Neue Rechnungen anlegen
Um eine neue Rechnung zu erstellen, klicke auf das "+Neu"-Symbol oben rechts.
- Anschrift und Rechnungsadresse des Kunden erfassen:
Klicke oben auf Adresse bearbeiten und fülle die Felder aus. - Versand-, Zahlungsartkosten und Rabatt erfassen:
Klicke oben auf Rechnungsdetails und fülle die Felder aus. - Produkte erfassen:
Klicke auf + Neue Zeile einfügen und fülle die Felder aus. - Daten speichern:
Klicke auf Beleg aktualisieren. - Rechnung abschließen:
Klicke auf Beleg abschließen.
Rechnungen exportieren
Schritt 1
Zu jedem abgeschlossenen Beleg hast du in der Belegübersicht die Möglichkeit zum Ausdrucken und zum PDF-Download einzelner Rechnungen. Unter dem Menüpunkt Export kannst du deine Rechnungen in Gruppen exportieren. Du bekommst eine Excel-Datei und kannst hier festlegen, welche Belege exportiert werden sollen. Wähle als erstes den Zeitraum. Dann, welche Belegtypen exportiert werden sollen. Danach den Belegstatus und aus welchen Verkaufskanälen die Belege kommen sollen.
Schritt 2
Am Schluss trägst du die E-Mail-Adresse ein, an die der Export gesendet werden soll. Wenn du auf Jetzt exportieren klickst, bekommst du eine E-Mail mit einem Download-Link für die Excel-Datei.
Du bekommst eine E-Mail mit dem Link zum Download des Excel-Dokuments.
Um deine Rechnungen zu exportieren, folge diesen Schritten:
- Navigiere zum Menü: Klicke auf "Export" im Hauptmenü.
- Einstellungen auswählen: Wähle die gewünschten Filteroptionen (z.B. Zeitraum, Status).
- Export starten: Klicke auf "Exportieren" und du erhältst eine E-Mail mit dem Datensatz.
